BI software implementatie | Toepassing van BI – BIsystemen.nl

BI software implementatie

Hebt u het juiste BI systeem geselecteerd en aangeschaft, dan is het tijd voor de implementatie. Die begint met de installatie van de benodigde BI software op uw ICT netwerk. Maar een BI software implementatie is meer dan alleen een technische installatie. Het gaat uiteindelijk om alles wat nodig is om het systeem te gebruiken zoals u wenst. De implementatie heeft ook organisatorische aspecten. Medewerkers die met nieuwe BI software moeten werken, moeten een training krijgen.

Ook moeten de nodige bedrijfsprocessen worden aangepast. Een mislukte BI implementatie of een implementatie die moeizaam verloopt, is meestal slecht voorbereid. Daarom heeft het ICT informatiecentrum in zijn whitepapers, informatiepakketten en boeken niet alleen aandacht voor de selectie van het juiste business intelligence systeem, maar ook voor de implementatie van BI, zowel technisch als organisatorisch.

Waarom gaan BI software implementaties mis?

Bedrijven die het nut inzien van business intelligence, investeren soms jaren achtereen in kennis daarover. Toch hebben veel ondernemingen moeite om BI in al zijn facetten succesvol in hun bedrijfsvoering door te voeren. Ze vinden het bijvoorbeeld moeilijk om personeel volledig bij een BI implementatie te betrekken, of maken de denkfout dat BI software niet veel meer is dan een geavanceerde versie van Excel. Een klein foutje is soms genoeg om een BI programma volledig te laten mislukken. Vooral de niet-technische kanten van het verhaal, zoals datakwaliteit, financiering en procesvoering, zijn riskant. ICT-onderzoeksbureau Gartner inventariseerde niet minder dan acht veel voorkomende valkuilen bij het implementeren van een BI systeem. Hieronder een korte samenvatting:

1. Stel bedrijfsgegevens centraal
Een veel voorkomende fout is dat ondernemingen bij een BI implementatie teveel ‘technisch’ denken en uitsluitend denken vanuit het onderdeel ‘data-analyse’. Soms zelfs is het aantal medewerkers die betrokken zijn bij de bouw van een data warehouse – een cruciaal onderdeel van een BI implementatie – groter dan het aantal collega’s die zo’n datacenter feitelijk gaan gebruiken. Een projectteam dat een succesvolle BI implementatie doorvoert, moet naast technici ook bestaan uit leden die de meer bedrijfsmatige kant van de implementatie aanvoelen. Deskundigen adviseren een ‘competence center’, dat BI heel ‘bedrijfsbreed’ kan invoeren. In zo’n stuurgroep zijn zowel zakelijke, technische als communicatieve vaardigheden vertegenwoordigd, allemaal nodig voor een succesvolle doorvoer van BI.

2. ‘Excel cultuur’
Een ander probleem is dat ondernemingen vast zitten in een soort ‘Excel cultuur’. Medewerkers zijn gewend te werken met gegevens die afkomstig zijn uit de interne systemen van hun eigen afdeling. Dergelijke gegevens zitten in spreadsheets en worden gebruikt voor eigen doeleinden, zonder dat informatie met andere afdelingen in een organisatie wordt gedeeld. Het gevolg is dat in een bedrijf verschillende ‘waarheden’ ontstaan. Dat geeft onduidelijkheid over hoe een onderneming ervoor staat, en het geeft problemen met de beveiliging van dikwijls slecht beheerde gegevens die ‘lokaal’ worden opgeslagen bij individuele werknemers.

3. Kwaliteit van gegevens
Weer een ander probleem: de kwaliteit van gegevens is onvoldoende. BI software kan gegevens op allerlei mogelijke manieren koppelen en analyseren, maar als de gegevens zelf niet goed zijn, levert dat weinig rendement op. Medewerkers blijken in de praktijk weinig gebruik te maken van BI applicaties, als de data waarmee die software werkt foutief, onvolledig, irrelevant of zelfs omstreden zijn. De oplossing kan zijn dat een BI systeem nieuwe data automatisch controleert en verkeerde gegevens uit een datawarehouse weert.

4. BI van een vaste leverancier?
Veel ondernemingen kiezen ervoor een BI platform in te kopen bij een leverancier die in de betreffende organisatie al eerder (andere) applicaties heeft geïmplementeerd.

‘One stop shopping’ heet dat in vaktermen. Het idee is dat zoiets de ‘total cost of ownership’ omlaag brengt, maar dat is niet altijd zo. Soms sluit een BI pakket van een andere leverancier juist beter aan bij de wensen en eisen van een organisatie dan de oplossing van een bekende partij. De tip luidt daarom dat een ICT beslisser zich niet blind staart op de BI producten van een softwareleverancier bij wie al langer wordt afgenomen. Kiezen voor de oplossing van een ‘vertrouwde’ partij uit angst voor integratieproblemen, is niet altijd slim. Volgens onderzoekers zijn er genoeg voorbeelden van succesvolle BI implementaties door ‘derde partijen’.

5. Veranderangst
Een nieuw en modern BI systeem brengt de nodige voordelen met zich mee, maar altijd ook één nadeel: de onderneming moet breken met vertrouwde processen. Bedrijven en vooral individuele medewerkers zijn vaak bang om te veranderen. Ondernemingen houden liever vast aan de analyses zoals ze die sinds jaar en dag uitvoeren. Volgens deskundigen is het daarom belangrijk dat na een BI implementatie veel wordt geëvalueerd. Pas na een jaar zien veel gebruikers de voordelen van BI software en zijn verbeteringen zichtbaar in bedrijfsprocessen. Dat komt doordat medewerkers aan nieuwe software en werkwijzen moeten wennen. Dat kost tijd.

6. Uitbesteden?
Managers zijn zich meestal bewust van problemen die tijdens de implementatie van een BI systeem kunnen ontstaan. Om problemen voor te zijn, wordt dikwijls gekozen voor het uitbesteden van de hele opdracht aan externen. Het gevaar is dat een weinig flexibel en ronduit slecht ontworpen systeem ontstaat, omdat te weinig rekening wordt gehouden met de specifieke omstandigheden in de betreffende bedrijfsvoering. Er is geen sprake van maatwerk. Het advies luidt dat uitbesteding hooguit soelaas biedt zolang er geen sprake is van kernactiviteiten. Besteed bijvoorbeeld alleen uit als versterking nodig is.

7. Sluitende definities
Business intelligence software heeft één belangrijk doel: een goed zicht op alles wat een organisatie aangaat en wat belangrijk is voor een bedrijfsvoering. Daarvoor is het noodzakelijk dat binnen een organisatie sluitende definities bestaan van begrippen als ‘omzet’ en ‘winst’. Er zijn ondernemingen die BI applicaties bouwen op basis van niet-eenduidige definities, en dat levert problemen op. Een bedrijf moet uitgaan van gestandaardiseerde basisdefinities en prestatie-indicatoren. Pas als die er zijn, kan een succesvolle BI implementatie van start gaan.

8. Strategie
Belangrijk is ook dat de BI strategie vaststaat. Een gebrek aan strategie of een strategie die onvoldoende is uitgewerkt, is een van de meest voorkomende valkuilen bij een BI implementatie. Volgens ICT marktonderzoeker Gartner moet een organisatie een team oprichten die de strategie vastlegt in een centraal document, en erover waakt dat aan die strategie wordt vastgehouden.